Richtlinien auf Basis der EU

Der Gesetzgeber (EUGH) hat klargestellt, dass seit Jahresbeginn 2007 auch Emails die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe enthalten müssen.

Die Paragraphen 37a HGB, 35a HGB, 35a GmbHG, 80 AktG, 7 PartGG, 25a GenossenschaftsG wurden ergänzt und gelten nunmehr für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form”. Ein Geschäftsbrief liegt bei jeder nach außen gerichteten, geschäftlichen Mitteilung vor.


Folgende Pflichtangaben müssen in allen externen Emails vorhanden sein:
 

  • Name der Firma entsprechend der Eintragung im Handelsregister einschließlich Rechtsformzusatz, z.B. „JH  Musterhaus GmbH”
  • Sitz des Unternehmens
  • Zuständiges Registergericht-Registernummer, z.B. „HRA 1871”
  • Namen aller Geschäftsführer und Vorstände
  • Name des Aufsichtsratvorsitzenden
Bei den Angaben zu Namen, muss mindestens ein Vorname pro Person ausgeschrieben werden. Die EHUG Richtlinie sollte bis zum 31 Dezember 2006 in nationales Recht umgesetzt werden. Somit müssen seit Anfang des Jahres 2007 die oben genannten Pflichtangaben in allen nach außen gehenden Emails enthalten sein.


In welchen Emails müssen die Pflichtangaben enthalten sein?

Geschäftliche Mitteilungen, welche an eine oder mehrere Personen oder Gesellschaften adressiert sind, z.B. Lieferscheine oder Angebotsschreiben. Der entscheidende Punkt ist, ob der Inhalt für einen individuellen Empfänger bestimmt ist. Newsletter, Rundschreiben oder Werbeschriften sind nicht an einen individuell
Empfänger gerichtet und grundsätzlich auch keine Geschäftsbriefe. Da Emails stets an individuelle Adressen versendet werden, könnte man annehmen, dass Newsletter, Rundschreiben oder Werbeschriften an eine Vielzahl individueller Empfänger gerichtet sind. Daher ist anzuraten die Pflichtangaben bei Newslettern, Werbemails und Rundschreiben, in Form von elektronischen Signaturen zu verwenden. Pflichtangaben müssen in allen Emails enthalten sein, welche das Unternahmen nach außen hin verlassen.


Was sind die Folgen unterlassener Pflichtangaben?

Sollten die Pflichtangaben fehlen, so muss das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Dieses kann bis zu einer Höhe von 5000 Euro ausfallen, darf jedoch diese Grenze nicht überschreiten (Paragraph 14 HGB). Außerdem besteht in diesem Fall das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies ist häufig geschäftsschädigender und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes. Verhindern Sie die Bußgelder!

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Hinweis: Die Informationen auf dieser Seite stellen keine Rechtsberatung dar. Es kann keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben übernommen werden. Für etwaige Bußgelder wird nicht gehaftet.