Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen
1. Was ist SignYourMail? Wie funktioniert es?
2. Welche Vorteile hat SignYourMail für Sie?
3. Warum ist SignYourMail besser als andere Programme?
4. Sind Emails Geschäftsbriefe?
5. Wer muss Pflichtangaben machen?
6. In welchen Emails müssen die Pflichtangaben enthalten sein?
7. Was sind die Folgen unterlassener Pflichtangaben?
8. Muster für die verschiedenen Gesellschaftsformen!
9. Warum brauchen Sie SignYourMail?
10. Was ist eine Email – Signatur?
11. Wann braucht man eine Email – Signatur?
12. Gibt es eine Testversion von SignYourMail?
13. Wie installiere ich SignYourMail?
14. Welche Systemvoraussetzungen brauchen Sie?
15. Wie viele Signaturen kann man einrichten?
16. Kann man die Daten aus der Testversion in die normale Version übernehmen?
17. Kann ich in meine Signatur auch Grafiken übernehmen, z.B. Logo oder Werbebanner?
18. Wird SignYourMail aktualisiert?
19. Wie sieht es mit Hilfe aus?
20. Was kostet mich das Programm?
21. Welche Zahlungsmethoden kommen in Frage?
22. Welche Formate sind möglich?
23. Wie kann ich SignYourMail deinstallieren?
Sollten Sie die Antwort auf Ihre Frage nicht finden, kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter!!!
1. Was ist SignYourMail? Wie funktioniert es?
- SignYourMail ist ein Programm zur zentralen Verwaltung von Signaturen. Dieses Programm fügt automatisch an jede von Ihnen versendete Email eine Signatur an. Somit sind Sie auf der sicheren Seite und entgehen hohen Bußgeldern, welche sich bis zu 5000€ belaufen können. Zur Erstellung einer Signatur können Sie zu den unterschiedlichen Gesellschaftsformen unsere Standardvorlagen nutzen. Beim hochfahren Ihres Betriebssystems erfolgt ein automatischer Zugriff auf die Datenbasis und SignYourMail wird mit Ihrem Email Programm verknüpft. Alle 4 Std erfolgt eine Aktualisierung der Signaturen, sollten in der Datenbasis aus Firmentechnischen Gründen die Signaturen angepasst worden sein, sind die Signaturen Ihrer Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand. Wenn Sie wissen möchten wie SignYourMail genau aufgebaut ist, gehen Sie einfach auf INSTRUKTION.
2. Welche Vorteile hat SignYourMail für Sie?
- Zeit und Kosteneinsparung
- Mit SignYourMail vermeiden Sie Abmahnungen
- Ein versehentliches Vergessen der Signatur durch Ihre Mitarbeiter ist ausgeschlossen
- Einheitliche Form für das ganze Unternehmen
- Wirksame Werbemaßnahme
- Einfache Handhabung für Ihre Mitarbeiter
3. Warum ist SignYourMail besser als andere Programme?
- Das Programm ist sehr verständlich aufgebaut
- Sehr einfache Installation
- Ständige Aktualisierung
- Funktioniert neben Microsoft Outlook auch mit Thunderbird und demnächst mit Linux
- Gutes Preis/Leistungsverhältnis
4. Sind Emails Geschäftsbriefe?
- Laut dem Gesetzgeber müssen auch Emails die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe enthalten. Die Paragraphen 37a HGB, 35a HGB, 35a GmbHG, 80 AktG, 7 PartGG, 25a GenossenschaftsG wurden ergänzt und gelten nunmehr für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form”. Nicht nur klassische Geschäftsbriefe auf Papier müssen Pflichtangaben enthalten, sondern auch elektronische Mitteilungen wie Emails. Ein Geschäftsbrief liegt bei jeder nach außen gerichteten, geschäftlichen Mitteilung vor.
Folgende Pflichtangaben müssen in allen externen Emails vorhanden sein:
- Name der Firma entsprechend der Eintragung im Handelsregister einschließlich Rechtsformzusatz, z.B. „JH Musterhaus GmbH”
- Sitz des Unternehmens
- Zuständiges Registergericht
- Registernummer, z.B. „HRA 1871”
- Namen aller Geschäftsführer und Vorstände
- Name des Aufsichtsratvorsitzenden
Bei den Angaben zu Namen, muss mindestens ein Vorname pro Person ausgeschrieben werden. Die EHUG Richtlinie sollte bis zum 31 Dezember 2006 in nationales Recht umgesetzt werden. Somit müssen seit Anfang des Jahres 2007 die oben genannten Pflichtangaben in allen nach außen gehenden Emails enthalten sein.
5. Wer muss Pflichtangaben machen?
Pflichtangaben in Emails müssen vornehmen:
- GmbHs ( 35a GmbHG)
- Aktiengesellschaften ( 80 AktG)
- Einzelkaufleute ( 37a HGB)
- Partnerschaftsgesellschaften ( 7 PartGG, 125a HGB)
- Genossenschaften ( 25a GenossenschaftsG)
- Personenhandelsgesellschaften...OHG, KG und GmbH & Co. KG ( 125a, 177a HGB)
- Englische Limited und andere ausländische Gesellschaften mit beschränkter Haftung, falls eine eingetragene Zweigniederlassung in Deutschland besteht ( 35a Abs.4 GmbHG)
6. In welchen Emails müssen die Pflichtangaben enthalten sein?
- Geschäftliche Mitteilungen, welche an eine oder mehrere Personen oder Gesellschaften adressiert sind, z.B. Lieferscheine oder Angebotsschreiben. Der entscheidende Punkt ist, ob der Inhalt für einen individuellen Empfänger bestimmt ist. Newsletter, Rundschreiben oder Werbeschriften sind nicht an einen individuell Empfänger gerichtet und grundsätzlich auch keine Geschäftsbriefe. Da Emails stets an individuelle Adressen versendet werden, könnte man annehmen, dass Newsletter, Rundschreiben oder Werbeschriften an eine Vielzahl individueller Empfänger gerichtet sind. Daher ist anzuraten die Pflichtangaben bei Newslettern, Werbemails und Rundschreiben, in Form von elektronischen Signaturen, zu verwenden. Pflichtangaben müssen in allen Emails enthalten sein, welche das Unternehmen nach außen hin verlassen.
7. Was sind die Folgen unterlassener Pflichtangaben?
- Sollten die Pflichtangaben fehlen, so muss das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Dieses kann bis zu einer Höhe von 5000 Euro ausfallen, darf jedoch diese Grenze nicht überschreiten (Paragraph 14 HGB). Außerdem besteht in diesem Fall das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies ist häufig geschäftsschädigender und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes.
8. Muster für die verschiedenen Gesellschaftsformen!
- Muster für die verschiedenen Gesellschaftsformen finden Sie unter dem Link BEISPIELE.
9. Warum brauche ich SignYourMail?
- Über 90% der schriftlichen Korrespondenz im Unternehmen werden per Email abgewickelt. Neue Mitarbeiter werden eingestellt oder wechseln die Abteilung, somit ist es naheliegend, dass bei manueller Korrektur einer Signatur Fehler entstehen. Das Anpassen durch Ihre Mitarbeiter ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitraubend. Darüber hinaus darf nicht vergessen werden, dass Bußgelder bis zu 5000 Euro drohen.
- SignYourMail löst diese Probleme und sorgt dafür, dass die Emails Ihrer Mitarbeiter exakt Ihren Vorgaben entsprechen. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mehr selbst darum kümmern, denn alles wird mit minimalem Aufwand zentral vom Administrator oder der IT-Abteilung verwaltet.
10. Was ist eine EmailSignatur?
- Eine EmailSignatur ist vergleichbar mit einem Briefkopf. Ähnlich der Briefkommunikation, sollen die Absenderinformationen dem Empfänger klar und deutlich bei jeder ausgehenden Email bereitgestellt werden. Es ist wichtig, dass die Signatur der Unternehmensvorgabe entspricht, abhängig von der Gesellschaftsform.
11. Wann braucht man eine EmailSignatur?
- Der Gesetzgeber (EHUG) hat klargestellt, dass seit Jahresbeginn 2007 auch Emails die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe enthalten müssen. Die Paragraphen 37a HGB, 35a HGB, 35a GmbHG, 80 AktG, 7 PartGG, 25a GenossenschaftsG wurden ergänzt und gelten nunmehr für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form”. Ein Geschäftsbrief liegt bei jeder nach außen gerichteten, geschäftlichen Mitteilung vor.
12. Gibt es eine Testversion von SignYourMail?
- Sie können gerne 30 Tage lang eine kostenlose Version testen. Diese hat keinerlei Funktionseinschränkungen, es wird jedeglich am Ende jeder Signatur ein Werbetext von SignYourMail angehängt. Gehen Sie dazu einfach auf den Button TESTVERSION.
13. Wie installiere ich SignYourMail?
- SignYourMail ist sehr verständlich aufgebaut und einfach in der Installation. Dieser Vorgang nimmt Ihnen nur wenige Minuten in Anspruch. Lesen Sie dazu unsere INSTRUKTION.
14. Welche Systemvoraussetzungen brauche Ich?
- Damit SignYourMail erfolgreich funktioniert, brauchen Sie folgende Systemvoraussetzungen:
- Windows 2000/NT/XP,
- Java 6 oder höher,
- 25 MB freier Speicherplatz
15. Wie viele Signaturen kann man einrichten?
- Für jeden Mitarbeiter können Sie eine eigene Signatur erstellen. Wieviele Mitarbeiter Sie aufnehmen können, hängt von der jeweiligen Lizenz ab. Den Rest entnehmen Sie bitte unserer PREISLISTE.
16. Kann man die Daten aus der Testversion in die normale Version übernehmen?
- Ja. Haben sie sich zuerst für die kostenlose Testversion entschieden, besteht kein Problem die Daten in die normale Version zu kopieren. Sie müssen nicht alles neu eingeben.
17. Kann ich in meine Signatur auch Grafiken übernehmen, z.B. Logo oder Werbebanner?
- Ja. Nutzen Sie Ihre Signatur als Werbemaßnahme. Sie können Ihr Firmenlogo oder einen Werbebanner bei jeder Signatur automatisch hinzufügen lassen. Wie das aussehen kann, finden Sie unter BEISPIELE.
18. Wird SignYourMail aktualisiert?
- SignYourMail wird automatisch alle 4 Stunden aktualisiert. Die Updates des Programms sind kostenfrei.
19. Wie sieht es mit Hilfe aus?
- Bei Fragen jeglicher Art stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Schicken Sie uns eine Email und wir bemühen uns Ihnen schnellstmöglich zu antworten. Gehen Sie hierzu auf den Button KONTAKT.
20. Was kostet mich das Programm?
- Die Preise für die verschiedenen Lizenzen von SignYourMail entnehmen Sie bitte aus unserer aktuellen Preisliste. Selbstverständlich haben wir auch einige Angebote für Sie vorbereitet. Schauen Sie doch einfach rein.
21. Welche Zahlungsmethoden kommen in Frage?
- Momentan besteht nur die Möglichkeit einer Überweisung. Bei Eingang der Zahlung erhalten Sie sofort Ihre Kundendaten zum Login und die erworbene Lizenz für SignYourMail. Eine Rechnung wird Ihnen per Email mitgeliefert.
22. Welche Formate sind möglich?
- Die Signatur kann im TEXT und HTML erstellt werden.
23. Wie kann ich SignYourMail deinstallieren?
- Um das Programm zu deinstallieren, gehen Sie bitte auf unsere INSTRUKTION. Dort wird genau beschrieben, wie Sie vorgehen müssen.
Wir hoffen, dass wir Ihnen weiterhelfen konnten. Sollten Sie allerdings noch Fragen haben, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Klicken Sie hier
